個人的にインボイスはまだよいのですが、
電子帳簿保存法がやっかいですね。
まじ、誰だこんな面倒な制約付けたやつ。
とはいえ、経理事務系から紙をなくす方向自体は推奨していきたいので、
改めて電子帳簿保存法一問一答を見てみました。
いや、ほんとわかりにくい。
補助金がらみで割とこの手の書類は読み慣れているほうだと思うのですが…
ミラサポのページがわかりやすくまとめてくれてましたね。
さすが中小企業庁。
ざっくりいうと発行する側はとくに気にしなくて発行しちゃっても問題ないけど、
受け取った側は保存するときにちゃんとしてね。
ちゃんと誰でも見れる環境を整えて、改竄しにくく、検索しやすい形で保存してね、
といったところ。
「改竄しにくく」→「タイムスタンプ押せ」
「検索しやすく」→「ファイル名に年月日、取引先、金額いれるかエクセルとかでちゃんと管理しろ」
ってことみたいです。ここでいう取引先は保存する側から見た発行側の企業名ですね。
年月日と企業名はよくありますが、金額ってのはなかなか。
確かに検索しやすいんでしょうけど、そもそも金額で検索する必要ってどんなシチュエーションなんだろう？
電子化を推し進めるのは賛成なのですが、
これじゃ紙で保存したほうが結局楽だよねってことになりますよね。
もっとシンプルにできなかったんだろうか？
紙媒体だったらそもそも検索なんてできないんだからなぁ。
とはいえ、こう決まってるものは仕方がないので。
発行する側は気にしなくていいとはいえ、ファイル名はあとからいじるより、
発行時点でつけたほうが何倍も楽でしょう。
なにより受け取る側、というのはお客様側ですので、
お客様側に負担をかけさせるようでは本末転倒と言いますか。
そこらへんを踏まえまして弊社からの発行する書類は
基本、以下のフォーマットで作成し、タイムスタンプを押した形でメールするようにいたします。
また、お取引先様の都合良いフォーマットで発行することも可能ですので
その際はご相談いただけたらと思います。
お取引先様名で分岐させればいいだけですので、手間はかかりません。
納品書ファイル名フォーマット
野村加工納品書_年月日_金額(税抜)_弊社管理番号.pdf
請求書ファイル名フォーマット
野村加工請求書_年_月_金額(税抜)_弊社管理番号.pdf
以上、多分これでいいだろうと思いますが、間違っていたら訂正します。
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